Etätyöskentely on lähivuosina noussut yhä suurempaan ja suurempaan suosioon, mikä on pakottanut hieman teknologiselta osaamiseltaan puutteellisetkin johtoryhmien jäsenet siirtymään digiaikaan. Kokouksen järjestäminen on teoriassa hyvin yksinkertaista, mutta siihenkin liittyy oleellisesti jokunen tärkeä asia muistettavaksi. Alle on koottuna kolmen kohdan muistilista, joka olisi hyvä pitää etäkokousta järjestäessä mielessä.
Toimivat verkkoyhteydet
Tämä on erityisen tärkeä pointti silloin, kun samalla tapaamisalustalla on useita osallistujia, joista joillain ellei jopa kaikilla on käytössä kamerat ja mikrofonit. Erityisesti kokouksen järjestäjällä, eli sillä osapuolella joka tulee puhumaan tapaamisessa eniten ja mahdollisesti jakamaan ruutuaan muiden osallistujien kanssa, tulisi olla toimivat yhteydet, jottei kokouksesta kulu arvokasta aikaa yhteyden pätkimiseen.
Hyvät käytöstavat
Jotkin asiat on vaikea huomioida etänä. Jos keskustelu esimerkiksi käy kovin kiivaasti, saattaa puheen pieni viive aiheuttaa sen, että ihmiset puhuvat vahingossa toistensa päälle. Useimmilla alustoilla on käytettävissä viittaustoiminto, jota voi aivan hyvin hyödyntää muussakin kuin opiskeluympäristössä. Tällöin jokainen saa tarvittaessa suunvuoron. Mikäli kokouksessa käytetään kameroita, on sen edessä hyvä esiintyä suhteellisen siistinä, vaikka työ tapahtuukin periaatteessa oman kotitoimiston ääreltä. Siistit vaatteet ja kammatut hiukset tekevät jo paljon. Tietokoneen vierelle voi hyvin ottaa jotakin juotavaa, mutta syöminen ainakaan mikrofonien ollessa käytössä ei ole suotavaa, sillä syömisen äänet häiritsevät useimpia. Luksus brunssi voi hoitua lounastauon aikana.
Kokousalustan käyttö
Järjestäjän on hyvä olla perehtynyt asiaan jo etukäteen, tapahtuu kokous sitten millä tahansa alustalla. Aikaa tuhlaantuu helposti myös siinä, kun puhuja ei osaa vaihtaa esityksestään diaa tai jakaa ruutuaa. Osallistujat turhautuvat tähän nopeasti.